Büroumzug: Professionelle Planung erleichtert den Ablauf
VON Andrea Hauser Umzugsplanung Umzugspraxis
Planen Sie ausreichend Vorbereitungszeit ein
Die genau Vorlaufzeit ist abhängig von der Grösse des Unternehmens. Experten kalkulieren für einen Betrieb mit mehr als 800 Mitarbeitern eine Vorlaufzeit von einem bis eineinhalb Jahren. Firmen zwischen 250 und 800 Arbeitnehmern benötigen in etwa sechs bis zwölf Monate, während mittlere Unternehmen bis 250 Arbeitsplätzen rund ein halbes Jahr im Voraus planen sollten. Bei kleineren Betrieben reichen in der Regel zwei bis drei Monate Vorbereitungszeit aus.
Idealerweise planen Sie den Umzug so, dass Sie möglichst schnell wieder mit dem alltäglichen Geschäftsbetrieb beginnen können. Eventuell legen Sie den Umzugstermin auf ein Wochenende. Wählen Sie den Termin in einer eher ruhigeren Phase des Jahres. Wenn Ihr Unternehmen vor allem im Vorweihnachtsgeschäft gute Geschäfte abschliesst, sollte der Termin nicht in die „heisse“ Phase fallen.
Wenn Sie mit einem professionellen Anbieter liebäugeln, erstellen Sie eine Ausschreibung über die durchzuführenden Arbeiten. Anhand des Massnahmenkataloges erstellen die Unternehmen umfassende Angebote, die Sie vergleichen können. Entscheiden Sie sich nicht unbedingt für den günstigsten Anbieter, sondern für das Unternehmen, das den besten Eindruck und gute Referenzen vermittelt.
Nachdem Sie neue Räumlichkeiten gefunden haben, stehen eventuell noch Umbau- oder Renovierungsarbeiten an. Beauftragen Sie entsprechende Handwerksunternehmen und kalkulieren Sie das Datum, zu dem Sie die neuen Räume beziehen möchten. Kündigen Sie den alten Mietvertrag und klären Sie mit dem Vermieter, welche Renovierungsmassnahmen in den alten Räumen bei Auszug durchgeführt werden.
Telefon und Internet rechtzeitig beauftragen
Von entscheidender Bedeutung ist, dass Telefonanlage, Internetzugang und Stromanschlüsse in den neuen Räumen beim Einzug problemlos funktionieren. Kümmern Sie sich bei Ihrem zuständigen Telefonanbieter frühzeitig um die Einrichtung des neuen Anschlusses. Idealerweise bestellen Sie Telefon- und Internetzugang zu einem früheren Termin. So haben Sie bereits vor dem eigentlichen Umzugstag die Möglichkeit zu prüfen, ob alles reibungslos funktioniert.
Planen Sie gemeinsam mit den Kollegen die Sitzordnung für das neue Büro. Anhand einer genauen Zeichnung legen Sie die Arbeitsplätze der einzelnen Mitarbeiter fest. Steht die Planung fest, können Strom-, Telefon- und Internetanschlüsse so verlegt werden, dass am Umzugstag nach dem Aufstellen der Büromöbel alle Geräte angeschlossen werden können.
Grundrisse und Zeichnungen erleichtern die Abwicklung
Handelt es sich um ein grosses Unternehmen, nummerieren Sie die alten und die neuen Räume. Beschriften Sie jede Seite des Kartons, so ist der Bestimmungsort des Kartons stets gut zu erkennen und das Umzugsunternehmen behält den Überblick, welche Möbel und Kisten in welches Büro zu transportieren sind. Ein Grundriss, auf dem Sie die Raumnummern vermerken, erleichtert dem Zügelunternehmen die Arbeit. Kleben Sie einen Zettel mit den entsprechenden Informationen an jede Bürotür.
Akten und Dokumente sollen nach dem Umzug wieder in ihrer üblichen Ordnung erscheinen. Legen Sie Wert auf eine besonders präzise Kennzeichnung beim Einpacken der Unterlagen, auf diese Weise erleichtern Sie das Auspacken in den neuen Räumlichkeiten.
Teilen Sie Ihre neue Anschrift mit
Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner möglichst frühzeitig über den Umzug. Idealerweise ergänzen Sie die E-Mail-Signatur mit einem Hinweis auf die neue Anschrift und weisen in Briefen ebenfalls darauf hin.
Denken Sie an die Bestellung neuer Briefbögen und Visitenkarten mit der neuen Anschrift. Haben Sie noch alte Bögen im Bestand, können Sie die alte Adresse mit Adressaufklebern überdecken – so müssen die alten Briefbögen nicht entsorgt werden. Ist der Umzug bereits erfolgt, weisen Sie mit farbigen Aufklebern auf die neue Anschrift hin.
Kurz vor dem Umzugstermin geht es an das Packen der Kisten. Klären Sie im Vorfeld, ob ein professioneller Dienstleister dafür zuständig ist. Idealerweise packt jeder Mitarbeiter seine eigenen Utensilien zusammen – dabei können nicht mehr benötigte Gegenstände entsorgt werden. Jeder Umzugskarton wird mit einer Nummer versehen, die kennzeichnet, in welches neue Büro der Karton zu transportieren ist.
Für einen reibungslosen Ablauf empfiehlt es sich, bereits einige Tage vor dem eigentlichen Umzugstermin mit dem Packen von Gegenständen, die nicht häufig benötigt werden, zu beginnen. Arbeitsmittel des täglichen Bedarfs werden erst ganz am Schluss eingepackt.
Sind am Umzug viele Mitarbeiter und helfende Hände beteiligt, bestellen Sie einen Caterer oder sorgen Sie selbst für eine ausreichende Verpflegung der Helfer: Kisten tragen und Möbel aufbauen macht hungrig!
Die EDV als wichtiges Arbeitsmittel
In den neuen Räumlichkeiten sollten zunächst die Büromöbel aufgestellt werden. Zudem geht idealerweise auch die EDV-Anlage sofort wieder in Betrieb. Vielleicht verfügen Sie im Unternehmen über eigene Fachleute, die die EDV wieder in Betrieb nehmen. Alternativ stellen professionelle Dienstleister entsprechendes Personal zur Verfügung.
Zum guten Schluss: Laden Sie zur Einweihungsparty ein
Ist der Umzug reibungslos verlaufen und alle Mitarbeiter haben ihr neues Büro bezogen, steht einer Einweihungsparty nichts entgegen. Eventuell laden Sie dazu Geschäftspartner ein, so können Sie gleich Ihre neuen Räumlichkeiten präsentieren.
Oberstes Bild: © bikeriderlondon – Shutterstock.com
Mehr zu Andrea Hauser
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen sowie Versicherungen zählen daher zu meinen Steckenpferden. Ich entdecke aber auch gern neue Themen abseits dieser „trockenen Materie“ und arbeite mich gern in neue Gebiete ein.
