So gelingt der Umzug für Ihre Mitarbeiter
VON Susanne Mairhofer Umzugsplanung
Möglicherweise ist mit dem Standortwechsel auch ein Wohnortwechsel für den einen oder anderen Angestellten notwendig, was eine zusätzliche Belastung des Einzelnen darstellt. Hier sind sowohl organisatorische als auch weitergehende Unterstützung von Ihrer Seite gefragt und notwendig.
Umzugsorganisation ist elementar wichtig
Damit die Arbeit Ihrer Angestellten am neuen Standort gleich ohne grossen Stillstand weitergehen kann, sollten Sie die kompletten Angelegenheiten rund um den Umzug an eine kompetente Umzugsfirma delegieren. Denn auch wenn es am neuen Firmensitz und bei den Mitarbeiterwohnungen viel zu organisieren gibt, steht doch mentale Top-Performance beim täglichen Job im Vordergrund.
Die Dimension eines Firmenumzuges übersteigt die normalen Anforderungen und Auswirkungen eines herkömmlichen Umzuges um ein Vielfaches. Denn neben der räumlichen Planung und Abwicklung müssen Sie auch bereits im Vorfeld die neue Raumeinteilung für die Angestellten planen. Oftmals sind gerade Umzüge Anlass für Umstrukturierungen, die Sie Ihren Mitarbeitern schonend beibringen sollten. Machen Sie ihnen klar, dass Veränderungen nicht automatisch eine Verschlechterung bedeuten müssen, und durchbrechen Sie die Blockade der Angst.
Damit offenbart sich die Gesamtheit des Umzugs, der nicht nur die logistische Leistung des Umzugsunternehmens umfasst, sondern bereits bei der Analyse für die Umzugsplanung beginnt. Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für den Umzug und involvieren Sie sie in den gesamten Prozess des Zügelns. Persönliche Gespräche mit Ihren Angestellten sowie umfassende Meetings sollen den Zweck erfüllen, die Mitarbeiter für die anstehende Veränderung ins Boot zu holen. Auch wenn Sie als Führungskraft bestimmte Vorstellungen des neuen Standortes und der dortigen Aufgabenverteilung haben, deckt sich dieses Bild nicht immer mit dem Ihrer Mitarbeiter.
Zu diesem Zeitpunkt ist ein professioneller Planer gefragt, der hier einen Ausgleich zwischen Vorstellungen Ihrer Angestellten und Ihren Zielen schaffen soll. So wird ein Anforderungskatalog an das neue Arbeitsumfeld erstellt, der von Aufgabenverteilung der einzelnen Abteilungen bis hin zur ergonomischen Einrichtung der Büros reicht. Schliesslich ist es in Ihrem Interesse als Unternehmer, dass Ihre Angestellten mit einem guten Gefühl an den Arbeitsplatz, auch wenn er nun woanders liegt, zurückkehren und eine optimale Leistung erzielen.
Standortevaluierung und räumliche Gestaltung sind wesentliche Themen
Planen Sie für den Büroumzug ausreichend Zeit ein, um tatsächlich ein massgeschneidertes Umfeld für Ihre Mitarbeiter zu schaffen. Evaluieren Sie den jetzigen Standort und übertragen Sie diese Ergebnisse in die räumliche Gestaltung der neuen Büroräumlichkeiten. Bei all diesen Entscheidungen und den folgenden operativen Schritten dürfen Sie die Akzeptanz der Mitarbeiter nicht vergessen, die Sie über alle Schritte ausreichend informieren sollten, am besten innerhalb eines engmaschigen Kommunikationsnetzes. Erheben Sie die Wünsche und Bedürfnisse bezüglich der Einrichtung oder der Gestaltung von Teeküche oder Aufenthaltsraum. So gewährleisten Sie, dass sich die Mitarbeiter rasch eingewöhnen und sich mit gewohnter Konzentration ihrer Tätigkeit widmen.
Umzug mit allen Facetten organisieren
Je nach Standortlage des neuen Unternehmens ist es vielleicht notwendig, dass sich der eine oder andere Mitarbeiter eine neue Wohnung suchen muss. Zu einer perfekten Organisation eines Unternehmensumzuges gehört es auch, hier Hilfestellung zu leisten. Nutzen Sie Ihre Kontakte, um nach passenden Angeboten zu suchen, oder erwägen Sie die Installierung von Mitarbeiterwohnungen am neuen Standort. Ist Ihr Unternehmen entsprechend gross, kann sich die Investition lohnen und Ihre Angestellten könnten die Zurverfügungstellung einer Wohnung als Mitarbeiterbindung verstehen und schätzen.
In jedem Fall sollten Sie Ihren Mitarbeitern den Umzug erleichtern. Spezielle Umzugsunternehmen übernehmen sämtliche Arbeiten und notwendigen organisatorischen Massnahmen für den Umzug Ihrer Mitarbeiter. Von der Verpackung und Verladung des Inventars und der persönlichen Gegenstände bis hin zum kompletten Möbelaufbau in der neuen Bleibe samt notwendiger Installationen wird dabei alles erledigt. Sollte der Mitarbeiter es wünschen, wird auch noch die alte Wohnung entsprechend gereinigt und für die Übergabe fertig gemacht. Es bleiben dann nur noch die individuellen Formalitäten, die zu erledigen sind, wobei auch hier helfende Hände unterstützen können.
Als gelungenen Abschluss des Mitarbeiterumzugs können Sie sich bei allen Beteiligten mit einer Danksagungs- und Einweihungsparty oder Eröffnungsfeier des neuen Standortes bedanken. Dies schafft gute Stimmung und erhöht die Motivation der Mitarbeiter, die sich nun sowohl an ihrem neuen Arbeitsplatz als auch in der neuen Umgebung schneller einleben und motivierter an ihr Tagwerk gehen.
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