Was ist bei einem gewerblichen Umzug zu beachten?
VON Susanne Mairhofer Umzugsplanung Umzugspraxis
Für Unternehmen und für den Büroumzug gibt es spezielle, die sich auf bestimmte Gewerbe spezialisiert haben. Das erleichtert den Betroffenen das ganze Unterfangen enorm. Und klar ist, dass gerade in wirtschaftlicher Hinsicht jeder Tag zählt, der weniger benötigt wird, um sich im neuen Gebäude wieder einzurichten. Zu empfehlen ist, dass ein Firmenumzug an einem Wochenende stattfindet, denn so gehen am wenigsten Arbeitstage verloren und die Angestellten können am Montag bereits am Schreibtisch in der neuen Niederlassung Platz nehmen.
Klar ist, dass die Planung und Organisation des Umzuges mehr als gründlich durchgeführt werden müssen. Denn immerhin geht es darum, dass unmittelbar nach dem Umzug der Betrieb wieder läuft. Also sollten Mitarbeiter ebenso umfassend Bescheid wissen wie die Kunden. Deshalb ergibt es Sinn, mit einer Pressemitteilung die Pläne öffentlich zu machen. Auch Zeitungsinserate leisten hier wertvolle Dienste, ober aber ein entsprechender Hinweis auf der Website der Firma.
Werbemittel entsprechend anpassen
Damit der Umzug für eine Firma in jeglicher Hinsicht positiv verläuft, sollte die neue Adresse in jedem Fall auf sämtlichen Werbemitteln zu finden sein. Auch die Visitenkarten sowie die Briefköpfe sind entsprechend anzupassen. Speziell auf dem Briefpapier oder bei der Signatur der E-Mails kann schon lange im Vorfeld auf den Umzug zu einem bestimmten Datum hingewiesen werden. Auch macht sich ein Wegweiser im Internet oder auf den Flyern gut, denn gerade Kunden wissen solchen Service zu schätzen.
Damit auch die Mitarbeiter den neuen Weg zu ihrem Schreibtisch finden, sollte die Personalabteilung oder das Chefbüro einen genauen Lageplan des neuen Firmengebäudes verteilen oder online stellen. Auch wenn bezüglich der Verkehrsanbindung jeder unterschiedliche Ansprüche hat, so ist die Angabe, wo der nächste Bahnhof oder die U- bzw. S-Bahn zu erreichen ist, absolut wichtig. Auch weitere Infrastruktureinrichtungen wie die nächste Bank oder das nächstgelegene Postamt oder ein kleiner Lebensmittelladen sollten entsprechend bekannt gegeben werden.
Reinigung der Räume und erforderliche Reparaturen
Wenn dann die alte Firma leergeräumt ist, stellen sich oft entsprechende Schönheitsfehler an Mauern, Türen oder Heizkörpern heraus. Diese müssen entsprechend beseitigt werden. Neben der fristgerechten Kündigung des Mietvertrages müssen natürlich auch Strom-, Wasser- oder eventuelle Gaslieferverträge zeitgerecht gekündigt werden. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter, die über einen Büroschlüssel verfügen, diesen zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgeben. Wenn ein Unternehmen etwa Firmen für individuelle Wartungen technischer Geräte oder aber eine Reinigungsfirma engagiert hat, ist diese natürlich ebenso fristgerecht über den Umzug zu informieren; gegebenenfalls sind für den neuen Standort neue Verträge abzuschliessen.
Je nach Grösse des Unternehmens, das umzieht, ergibt die Erstellung eines Umzugsplanes Sinn. Darin wird festgelegt, wessen Büroräumlichkeiten zuerst ausgeräumt und verlegt werden. Hier ist es wichtig, dies mit den Mitarbeitern zu klären und in der Folge auch die Sitzverteilung in der neuen Niederlassung in Absprache mit den Angestellten und gegebenenfalls dem Betriebsrat zu tätigen. Gibt es individuelle Wünsche oder Vorschläge der Mitarbeiter, sollten sie berücksichtigt werden. Damit lässt sich der eine oder andere Zwist bereits im Vorfeld erfolgreich aus dem Weg räumen.
Ein wichtiger Aspekt bei einem gewerblichen Umzug ist, dass die Akten bei dieser Gelegenheit durchaus gesichtet und ausgedünnt werden können. Viele Ordner werden nach einigen Jahren eigentlich nicht mehr benötigt, ihr Inhalt würde im neuen Büro nur Platz wegnehmen. Alles, was in die neue Betriebsstätte mitgenommen werden soll, ist allerdings in wichtige und weniger wichtige Firmenunterlagen zu trennen. Gerade besondere Dokumente oder Vertrauliches sollte man nicht mit der Spedition transportieren, sondern in einen Koffer packen und selbst in die neuen Räumlichkeiten mitnehmen. Damit hat man immer alles gleich griffbereit und nichts kann auf dem Weg in die neue Niederlassung verloren gehen.
Neue Einrichtung rechtzeitig besprechen
Bereits im Zuge der Umzugsmassnahmen kann über die neue Einrichtung nachgedacht werden. Vielleicht gibt es ja neue Geräte oder Büromöbel, die gekauft werden müssen. Auch hier sollten wieder die Mitarbeiter einbezogen werden, die vielleicht gerade beim Bürosessel oder ergonomischen Schreibtisch spezielle Bedürfnisse haben. Auch ist ein Umzug der perfekte Moment, um sich in Sachen Bürotechnik oder Einrichtung auf den neuesten Stand zu bringen.
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