7 Tipps: So gelingt der Firmenumzug

Ein Firmenumzug ist ein aufwendiges Unterfangen und bedarf einer guten Planung. Wenn Sie sich im Vorfeld eine Checkliste erstellen und rechtzeitig mit den Vorbereitungen beginnen, dann erleichtern Sie sich die Arbeit und sorgen dafür, dass keine wichtigen Aufgaben vergessen gehen.

Im Folgenden finden Sie eine Hilfestellung für das Anfertigen einer Checkliste, sodass Sie den Umzug erfolgreich planen können.

Punkt 1: Den passenden Zügelservice auswählen

Für einen Firmenumzug empfiehlt es sich, einen professionellen Umzugsservice zu beauftragen. Sie sparen dadurch erheblich an Zeit ein und können schnellstmöglich wieder mit der Arbeit beginnen. Die Zügelhelfer bringen alle benötigten Hilfsmittel mit, um selbst grosse Schreibtisch sowie empfindliche EDV-Anlagen sicher an ihren Zielort zu transportieren.

Ein weiterer Vorteil ist die terminliche Planung, da Sie im Vorfeld einen festen Termin erhalten und somit eine gute Organisationsgrundlage haben. Bei den meisten Anbietern für den Firmenumzug in Zürich, Luzern oder einer anderen Stadt in der Schweiz erhalten Sie kostenlose und unverbindliche Angebote, wodurch Sie die volle Kostenkontrolle behalten.

Punkt 2: Verpackungsmaterial besorgen

Sie können die Umzugskisten entweder selbst packen oder Sie buchen beim Umzugsservice entsprechende Leistungen hinzu. Das Verpackungsmaterial wird Ihnen entweder gestellt oder Sie kaufen es separat ein. In jedem Fall benötigen Sie Umzugskisten, Noppenfolie und verschiedene Polsterungen.

Achten Sie bei der Auswahl der Umzugskisten auf die Stabilität. Die Kisten verfügen über Angaben zur maximalen Belastung, wählen Sie hierbei aus Sicherheitsgründen die höchste Belastbarkeit. Bücherkisten sind meistens besonders stabil. Um ein Reissen zu vermeiden, sollten Sie die Kisten an allen Seiten noch mit Paketband verstärken. Achten Sie ausserdem auf die Beschriftung, um später die Kisten den richtigen Räumen zuordnen zu können.

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Punkt 3: Ummeldungen vornehmen

Der Firmenumzug erfordert einige Ummeldungen, die Sie sorgfältig planen sollten. Sie müssen sowohl Geschäftspartnern und Kunden als auch Banken, Versicherungen und Behörden die neue Anschrift mitteilen.

Setzen Sie bei einem Umzug folgende Parteien über die neue Adresse in Kenntnis:

• Banken
• Behörden
• Versicherungen
• Energieversorgungsunternehmen
• Stammkunden (wenn Sie über Kundenverkehr im Unternehmen verfügen)
  Geschäftspartner
• Telefonanbieter (rechtzeitig informieren, um an der neuen Adresse unverzüglich wieder die Dienste nutzen zu können)

Des Weiteren müssen Sie folgende Adressänderungen vornehmen:

• Anschrift auf der Webseite ändern
• Eintragungen in Online-Verzeichnisse (beispielsweise Telefonbücher) abändern
• Facebook-Auftritt, Google+ usw. bezüglich der Adresse abändern
• Briefpapier neu drucken lassen
• Firmenstempel erneuern
• Werbematerial gegebenenfalls neu anfertigen lassen

Punkt 4: Zwischenlagerung einplanen

In Abhängigkeit von der Unternehmensgrösse und der zur Verfügung stehenden Zeit kann es notwendig sein, verschiedene Dinge zwischenzulagern. Umzugsunternehmen verfügen im Allgemeinen über die richtigen Kontakte und beraten Sie zu diesem Thema gerne. Stellen Sie im Vorfeld fest, dass Sie nicht alle Unterlagen direkt vor Ort haben müssen, dann können Sie auch dauerhafte Lagermöglichkeiten in Betracht ziehen.

Punkt 5: Steuerliche Aspekte beachten

Da sich die Steuersätze regional unterscheiden, sollten Sie bei der Auswahl des Zielortes Erkundigungen einholen und die Ergebnisse in die Wahl des Standortes mit einbeziehen.

Punkt 6: Übergangszeiten einkalkulieren

Stellen Sie sicher, dass vor Ihrem Einzug in das neue Gebäude, alle Arbeiten abgeschlossen sind. Telefonleitungen müssen bereits funktionieren und alle Renovierungen müssen beendet werden. Kalkulieren Sie dennoch Übergangszeiten ein und planen Sie nach Möglichkeit in zeitlicher Nähe zur Umzugsphase keine wichtigen und komplexen Geschäftsabschlüsse ein. Rechnen Sie mit Unpässlichkeiten und Ausfallzeiten.

Punkt 7: Übergabe organisieren

Beziehen Sie ein Mietobjekt, haben Sie das bisherige Gebäude verkauft oder wird es an den Vermieter übergeben, dann müssen Sie ein Übergabeprotokoll anfertigen. Halten Sie dort Zählerstände für die Energieversorgung sowie den Zustand der Räumlichkeiten und des Grundstücks fest. Dadurch vermeiden Sie spätere Streitigkeiten.

 

Artikelbild: Viorel Sima – Shutterstock.com