Firmenumzug – Checkliste für das Marketing danach
Janina Schmid Umzugsplanung Umzugspraxis
Bei einem Firmenumzug ist viel zu erledigen und man ist intensiv damit beschäftigt, den neuen Standort so schnell wie möglich betriebsfähig zu bekommen, um die Produktivität des Unternehmens aufrecht erhalten zu können. Was dabei oft ins Hintertreffen gerät, sind die Massnahmen, die man setzen sollte, damit auch die bestehenden und zukünftigen Kunden optimal über den Umzug informiert sind. Denn der Umzug bietet eine grosse Chance, mit neuen Interessenten in Berührung zu kommen und die Beziehung zu bestehenden Kunden zu verbessern.
Verantwortlichen im Marketing bestimmen
Auch wenn grundsätzlich jeder weiss, was er zu tun hat: Einer aus dem Team muss beim Umzug die Zügel in der Hand haben und in intensiver Abstimmung mit dem Hauptprojektleiter des Firmenumzugs sein. Das Ziel muss es sein, einen kompletten Projektplan für alle Aktivitäten zu erstellen und diesen dann konsequent abzuarbeiten.
Die wichtigsten Kontakte informieren
Einer der wichtigsten Aufgaben auf diesem Projektplan ist die Information von allen Personen, die mit dem Unternehmen zu tun haben. Dazu gehören vor allem einmal die bestehenden Kunden. Wer darauf vergisst oder hier schlampig arbeitet, zerstört sich innerhalb kurzer Zeit wertvolle Beziehungen, die er vorher möglicherweise über viele Jahre aufgebaut hat.
Ebenso sollte an alle Personen gedacht werden, die dem Unternehmen in irgendeiner Form zuarbeiten oder verbunden sind. Dazu gehören beispielsweise Agenturen, Dienstleister und eventuell auch virtuelle Assistenten, die in der Regel von zuhause arbeiten und sonst nichts von dem Umzug mitbekommen würden.
Den neuen Standort einweihen
Bei einigen Personen im Umfeld reicht es aus, wenn sie von dem Umzug nur per E-Mail oder in Form eines Mailings in Kenntnis gesetzt werden. Mit Menschen, die eng mit dem Unternehmen verbunden sind, gehört dieses Ereignis natürlich auch gebührend gefeiert.
Zu einer guten Unternehmenskultur gehört vor allem auch die Wertschätzung der eigenen Mitarbeiter. Daher ist es ratsam, zunächst eine interne Eröffnungsfeier durchzuführen, bei der die Stammcrew die neuen Büroräumlichkeiten präsentiert bekommt.
In weiterer Folge gilt es, die Stammkunden des Unternehmens an den neuen Standort einzuladen. Je nach Grösse des Unternehmens kann man hier für die besten Kunden eventuell sogar Einzeltermine vorsehen. Auf jeden Fall verpflichtend sollte aber eine Einweihungsfeier oder ein „Open Day“ sein, bei der die Kunden den neuen Standort kennenlernen können. Hier ist es vor allem wichtig, die direkten internen Ansprechpartner der Kunden vor Ort zu haben, damit diese die Kommunikation im Laufe des Abends übernehmen können. Zu den Aufgaben des Projektleiters im Marketing zählt hier auch ein professionelles Briefing dieser Kollegen mit allen relevanten Eckdaten zum neuen Standort.
Wenn an den neuen Firmenstandort auch ein Schauraum bzw. ein Ladengeschäft angeschlossen ist, so sollte man auf jeden Fall auch hierfür eine offizielle Eröffnung einplanen und die Menschen in der näheren Umgebung davon informieren. Auch hier empfiehlt es sich, nicht einfach nur „Hallo“ zu sagen, sondern den Besuchern zumindest ein kleines Catering mit Brötchen und Getränken anzubieten und Mitarbeiter einzuplanen, die die Kommunikation übernehmen können, um aus interessierten Besuchern langfristig zufriedene Kunden zu machen.
Nicht auf die Hausaufgaben vergessen!
Bei all dem „Glamour“ sollte man jedoch nicht auf seine Hausaufgaben vergessen. Dazu gehört vor allem, dass das neue Gebäude rechtzeitig spätestens bis zum Tag der Eröffnung entsprechend beschildert wird.
Drucksorten und Werbematerialien müssen entsprechend erneuert werden. Dazu gehören Briefpapier, Rechnungspapier, Visitenkarten oder Stempel. Aber auch elektronische Vorlagen wie die E-Mail-Signatur aller Mitarbeiter und eventuelle Textbausteine, die in Geschäftsbriefen eingesetzt werden, sowie zugehörige Richtlinien müssen berücksichtigt werden.
Wenn sich auf Werbemitteln wie Broschüren und Flyern Kontaktdaten befinden oder Verpackungen gebrandet sind, müssen hier ebenfalls Aktualisierungen vorgenommen werden. Oft wird auch auf die Aktualisierung von regelmässigen Anzeigen vergessen und diese werden dann noch mit der alten Anschrift veröffentlicht.
Die Adresse des Unternehmens ist aber auch online an vielen Orten hinterlegt, beispielsweise im Impressum auf der eigenen Webseite, in den unterschiedlichen Social-Media-Kanälen und in Branchenverzeichnissen und Telefonbüchern. Falls es bis jetzt noch nicht geschehen ist, sollte die Gelegenheit dafür genützt werden, sich eine Liste anzulegen, wo überall die Kontaktdaten des Unternehmens hinterlegt sind. So ist die Aktualisierung zumindest zukünftig einfacher.
Fazit
Eine gute Planung ist die halbe Miete für den erfolgreichen Umzug. Einfach geht es, wenn man sich in die Lage eines treuen Kunden oder eines neuen Interessenten versetzt und sich die Frage stellt, was man selbst im Falle eines Umzugs von einem Unternehmen erwarten würde.
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